Bei einem Sammelauftrag fassen Sie mehrere Einzelaufträge (Überweisungen oder Lastschriften) zu einem Zahlungsauftrag zusammen. Dies können maximal 1.000 einzelne Zahlungsaufträge sein. Ihr Konto wird dann mit der Summe der gesammelten Einzelaufträge belastet. Der Sammelauftrag ist hilfreich für regelmäßig wiederkehrende Überweisungen bzw. Lastschriften (zum Beispiel Löhne, VL-Zahlungen, Lieferantenrechnungen, Beitragseinzüge).
Ihr Vorteil:
Sie können die Sammelaufträge als Vorlagen im Ordner "Sammler-Vorlagen" (im folgenden Bestand genannt) online verwalten und individuell benennen. Bei der Einrichtung entscheiden Sie, ob nach erfolgreicher Übertragung die Vorlage gelöscht werden oder zur Wiederverwendung im Bestand verbleiben soll. Zur Speicherung wählen Sie bitte bei der Neuanlage die Option "als Vorlage speichern".
Sammelaufträge verwalten:
Klicken Sie auf Sammler-Vorlagen, werden Ihnen die vorhandenen Sammelaufträge (Vorlagen) mit den wichtigsten Informationen übersichtlich angezeigt. In dieser Ansicht können Sie folgende Funktionen nutzen:
Sammelauftrag anlegen (Bestand):
Ein Bestand ist eine Art Ordner, in dem die Einzelaufträge des Sammelauftrages als Vorlagen verwaltet werden. Über die Funktion "Sammelauftrag anlegen" können Sie den Namen, ein optionales Ausführungsdatum und das Auftraggeberkonto für den neuen Sammelauftrag vorgeben. Weiterhin legen Sie hier über ein Häkchen vor "als Vorlage speichern" fest, ob der Sammelauftrag nach Ausführung als Vorlage im Bestand verbleiben soll. Ansonsten wird die Vorlage nach der Ausführung gelöscht.
Die Erfassung der Einzelaufträge erfolgt analog der normalen Überweisung bzw. Lastschrift.
Sofern der Sammelauftrag nicht sofort, sondern zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden soll, können Sie bei der Erfassung des Sammelauftrags ein Ausführungsdatum im Feld "Ausführung" eingeben. Der Auftrag kann dann nach der Freigabe bis zum Ausführungsdatum nur in der Bestandsübersicht "Termin-Sammler" gelöscht werden.
Sammelauftrag importieren:
Hier können Sie Sammler-Dateien importieren. Die importierte Datei bzw. die darin enthaltenen Einzelaufträge können Sie vor dem Absenden noch bearbeiten (hinzufügen, ändern und löschen). Über "Sammelauftrag importieren" geben Sie dem Sammelauftrag einen Namen und geben den Pfad zu der importierenden Datei vor.
Es können ebenfalls terminierte Sammelaufträge importiert werden. Das Datum muss bzw. kann in diesem Fall nachträglich, zum Beispiel direkt nach dem Import und Klick auf "Weiter" über das Funktions-Icon "Ändern" im oberen Bereich der Anzeige (beim Payment Information Block) manuell angepasst werden. Eine Änderung des Datums ist dann erforderlich, wenn es tagesaktuell ist oder in der Vergangenheit liegt.
Wichtig: Die Dateien dürfen nur mit einer logischen Datei verarbeitet werden. Enthält eine Datei zum Beispiel zweimal Payment Information und Transaction Information Blöcke, wird der Auftrag abgelehnt. Es erscheint folgende Fehlermeldung: "Ungültiges Dateiformat: Die Datei darf nur einen Datensatz enthalten."
Während des Imports wird die Datei inhaltlich geprüft. Sie werden auf Format-Fehler entsprechend hingewiesen. Nachdem die Daten erfolgreich übertragen wurden, werden die wichtigsten Daten angezeigt. Einzelne Posten können Sie sehen, wenn Sie auf "anzeigen" klicken. Die Datei können Sie nun im Bestand weiter bearbeiten.
Hinweis: Sie können maximal 1.000 Einzelaufträge importieren.
Sammelauftrag anzeigen:
Hier erhalten Sie eine Übersicht zum Payment Information Block des Sammelauftrags. Aufgeführt werden:
Sammelauftrag ändern:
Über diese Funktion steht Ihnen die Möglichkeiten zur Verfügung, Änderungen an folgenden Punkten vorzunehmen:
Bei Einzelaufträgen haben Sie folgende Möglichkeiten:
Einen Einzelauftrag zur aktuellen Sammler-Vorlage hinzufügen
Dies erledigen Sie wie bei einer normalen Überweisung bzw. Lastschrift. Haben Sie alle Daten eingetragen, wird der Einzelauftrag im Sammelauftrag gespeichert, wenn Sie den Button "Speichern und weiter" auswählen. Danach öffnet sich eine weitere leere Eingabe Maske. Das Erfassen der Einzelaufträge beenden Sie mit einem Klick auf "Erfassung beenden".
Detailinformationen zum Einzelauftrag erhalten
Von hier aus können Sie ebenfalls dann den Auftrag ändern oder löschen.
Einzelauftrag bearbeiten
Folgende Angaben können geändert werden:
Daten des Begünstigten:
Diese Funktionen stehen Ihnen für Ihre Eingaben bei der Neuanlage und Änderung zur Verfügung:
Mit Weiter gelangen Sie wieder in die Übersicht Ihrer Sammler-Vorlagen.
Sammelauftrag löschen:
Damit kann der komplette Bestand (Vorlage) mit allen Einzelaufträgen gelöscht werden. Für diese Löschung wird keine Freigabe benötigt. Wenn vorher über diese Vorlage Sammelaufträge eingereicht wurden, sind diese weiterhin gültig.
Sammelauftrag absenden:
Hier können Sie neben dem Namen des Sammlers, auch das optionale Datum und das Auftraggeberkonto ändern. Nach dem Absenden gelangt man dann zur Freigabe. Nach der Freigabe wird der Auftrag zur Verarbeitung geschickt.
Status von Sammler-Vorlagen:
Der Status "offen" wird vergeben, wenn die Sammler-Vorlage neu erfasst wurde oder die Sammler-Vorlage im Status "abgesendet" bearbeitet wurde.
Der Status "abgesendet" wird vergeben, wenn die Sammler-Vorlage erfolgreich ausgeführt wurde.
Weiterhin kann der Status nach Auswahl der entsprechenden "Aktion" zu einer selektierten bzw. angehakten Sammler-Vorlage und anschließendem Klick auf "Aktion ausführen" manuell geändert werden.
Umwandlung von Vorlagen älterer Formate:
Sammellastschrift-Dateien, die Express- und/ oder Erstlastschriften erhalten, werden entsprechend umgewandelt. Dabei werden Expresslastschriften automatisch in Basislastschriften und Erstlastschriften in wiederkehrende Lastschriften umgewandelt.
Information zur Einreichung:
In der Bestandsanzeige der Sammler-Vorlagen erfolgt unterhalb des Namens die Anzeige eines Datums "Einreichung". Das Datum kommt erst dann zur Anzeige, wenn versucht wurde die entsprechende Sammler-Vorlage auszuführen. Das Einreichungsdatum gibt keinen Hinweis darauf, ob die Ausführung erfolgreich vorgenommen werden konnte.
Sammler-Vorlagen sortieren:
Die Standard-Sortierung der Sammler-Vorlagen wird in folgender Reihenfolge vorgenommen:
Innerhalb des jeweiligen Status erfolgt die weitere Sortierung nach
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit über die Abfrage nach Kontonummer und/oder Status einen Filter zu setzen, um so die Anzeige der Sammler-Vorlagen noch weiter einzugrenzen.
Unabhängig von der "gefilterten" und Standard-Sortierung, kann über die kleinen Pfeile "aufsteigend" und "absteigend" eine individuelle Sortierung vorgenommen werden.
Tipp: Wenn Sie für die Namensgebung der Sammler-Vorlagen ein Datum verwenden, können Sie über folgende beispielhafte Namensgebung eine entsprechende chronologische Sortierung erreichen:
"Name der Sammler-Vorlage" (Erläuterung):
"2010-01-01 Test-Name" (für z.B. den 01.Januar 2010)
"2010-02-15 Test-Name" (für z.B. den 15.Februar 2010)
"2010-03-17 Test-Name" (für z.B. den 17.März 2010)
"2010-04-05 Test-Name" (für z.B. den 05.April 2010)
...
Auftrags-Verarbeitung:
Ihre Daten werden automatisch auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft, soweit dies möglich ist.
Eingabe fehlerhaft
Das System weist Sie auf Fehler hin. Sie korrigieren direkt die entsprechenden Stellen.
Eingabe fehlerfrei
Die Seite mit der Aufforderung zur Freigabe erscheint. Ihr Sammelauftrag ist zu sehen. Hier erhalten Sie nochmals die Möglichkeit vor der Freigabe den Inhalt zu kontrollieren. Ist alles korrekt, erteilen Sie die geforderte Freigabe. Der Sammler wird entgegengenommen oder es erscheint:
"Der Auftrag wurde nicht ausgeführt." Gründe können sein:
Übertragene Sammelaufträge können über das Online-Banking nicht mehr zurückgerufen werden.
Die übermittelten Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften gespeichert.